Inhoud

1. Definities en partijen

Dienst betekent de QRGATE-webapplicatie en gerelateerde API’s die worden gebruikt om events aan te maken, gastenlijsten te beheren, uitnodigingen te verzenden en QR-gebaseerde toegangsverificatie uit te voeren.

Klant betekent de organisatie of persoon die een account aanmaakt en de Dienst gebruikt.

Gast betekent een persoon van wie de gegevens door de Klant worden geüpload voor uitnodigings- en toegangsdoeleinden.

Event betekent één afzonderlijke gelegenheid die door de Klant binnen de Dienst wordt beheerd.

Credit betekent een voorafbetaalde gebruikseenheid waarmee een Event kan worden aangemaakt en uitgevoerd, tenzij je pakket anders bepaalt.

Regels van de organisator: De toegangsvoorwaarden worden bepaald door de eventorganisator. De Dienst biedt een technisch verificatieproces, geen juridische beoordeling van toegang.

2. De Dienst

• De Klant uploadt een gastenlijst (naam, e-mail en optionele labels).
• De Dienst genereert een unieke technische token voor elke uitnodiging en kan die per e-mail versturen op verzoek van de Klant.
• Op de locatie geeft het scannen van de QR-code meteen een verificatiestatus terug (bijv. geldig, al gebruikt, geblokkeerd).
• QR-codes bevatten standaard geen persoonsgegevens - ze bevatten een technische identificator.
• QRGATE is geen ticketmarktplaats en verkoopt geen tickets aan het publiek.

3. Accounts en toegang

• Je moet correcte informatie verstrekken en die up-to-date houden.
• Je bent verantwoordelijk voor alle activiteiten onder je account, inclusief het verzenden van uitnodigingen en check-in-acties.
• Houd wachtwoorden vertrouwelijk en verwittig ons onmiddellijk als je onbevoegde toegang vermoedt.
• We kunnen de toegang opschorten om de veiligheid te beschermen, misbruik te voorkomen of te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Pakketten, credits, prijzen

• Prijs- en pakketdetails worden weergegeven in de Dienst of in je commerciële overeenkomst.
• Credits zijn doorgaans geldig voor een beperkte periode die wordt getoond op het moment van aankoop. Vervallen credits kunnen niet worden gebruikt.
• Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, verbruikt 1 Event 1 Credit, ongeacht het aantal gasten.
• Belastingen (btw) kunnen van toepassing zijn afhankelijk van je facturatiegegevens en het toepasselijke recht.

5. Facturatie en betalingen

• Door een bestelling te plaatsen, ga je akkoord met de vermelde kosten en alle toepasselijke belastingen.
• Facturen worden elektronisch uitgereikt op basis van de facturatiegegevens die je verstrekt.
• Terugbetalingen zijn niet beschikbaar voor gebruikte credits of gedeeltelijk geleverde diensten, tenzij vereist door dwingend recht of schriftelijk overeengekomen.
• Als je handelt als consument onder EU-recht, kun je bijkomende dwingende rechten hebben. Als de Dienst voor zakelijk gebruik wordt aangekocht, zijn consumentenregels inzake herroeping doorgaans niet van toepassing.

6. E-maillevering en uitnodigingen

• Uitnodigingsmails worden verzonden naar adressen die door de Klant zijn geüpload en vanuit de Dienst worden gestart.
• De aflevering kan worden beïnvloed door externe systemen (spamfilters van ontvangers, mailboxbeleid, netwerkproblemen). 100% afleverbaarheid kan niet worden gegarandeerd.
• Je bent verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat je een rechtmatige grondslag hebt om je gasten te mailen en dat de kwaliteit van je lijst passend is.

7. Gegevensbescherming en AVG

• De Klant is doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke voor gastgegevens, en QRGATE treedt op als verwerker voor de Klant.
• De Klant moet een rechtmatige grondslag hebben om gastgegevens te verwerken en uitnodigingen te verzenden (bijv. gerechtvaardigd belang of toestemming, naargelang van toepassing).
• Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen, waaronder toegangscontroles en logging.
• Regels voor bewaring en verwijdering van gegevens worden beschreven in het Privacybeleid en in je accountinstellingen, waar van toepassing.

8. Toelaatbaar gebruik

• Gebruik de Dienst niet voor onwettige doeleinden, intimidatie, fraude of het verzenden van ongevraagde commerciële e-mails (spam).
• Probeer geen beveiligingsmaatregelen te omzeilen, beschermde endpoints uit te lezen of loadtests uit te voeren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
• Upload geen inhoud die intellectuele eigendomsrechten schendt of privacyrechten schendt.
• We kunnen accounts opschorten of beëindigen die deze regels overtreden.

9. Beschikbaarheid en support

• We streven naar een hoge beschikbaarheid, maar de Dienst kan onbeschikbaar zijn door onderhoud, upgrades of factoren buiten onze controle.
• Gepland onderhoud kan binnen redelijke tijdsvensters worden ingepland, en we zullen proberen Klanten vooraf te informeren waar dat praktisch haalbaar is.
• Supportkanalen en responstijden hangen af van je pakket of overeenkomst.
• We zijn niet verantwoordelijk voor storingen van systemen van derden (internettoegang, netwerk op de locatie, e-mailproviders).

10. Aansprakelijkheid

Voor zover maximaal toegestaan onder het toepasselijke recht, is QRGATE alleen aansprakelijk voor schade veroorzaakt door opzettelijk wangedrag of grove nalatigheid. In alle andere gevallen is de totale aansprakelijkheid beperkt tot de vergoedingen die de Klant daadwerkelijk heeft betaald voor de Dienst in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de vordering. QRGATE is niet aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, met inbegrip van winstderving, verlies van goodwill of bedrijfsonderbreking.

Niets in deze Voorwaarden beperkt aansprakelijkheid waar een dergelijke beperking verboden is door dwingend recht.

11. Looptijd, opschorting, beëindiging

• De overeenkomst wordt van kracht wanneer je een account aanmaakt en blijft van kracht tot beëindiging.
• Je kunt je account op elk moment sluiten. Ongebruikte of vervallen credits worden niet terugbetaald, tenzij dwingend recht dit vereist of schriftelijk anders is overeengekomen.
• Wij kunnen de toegang onmiddellijk opschorten of beëindigen als (a) je deze Voorwaarden schendt, (b) je gebruik veiligheids- of compliancerisico’s creëert, of (c) wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
• Bij beëindiging eindigt je toegang en kunnen wij gegevens verwijderen of anonimiseren overeenkomstig ons Privacybeleid en onze bewaartermijnen.

12. Toepasselijke voorwaarden, wijzigingen, geschillen

• Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken. Wijzigingen worden van kracht zodra ze op de website worden gepubliceerd, tenzij een latere ingangsdatum wordt vermeld.
• Als je de Dienst blijft gebruiken na de ingangsdatum, accepteer je de bijgewerkte Voorwaarden.
• Wij zullen proberen geschillen minnelijk op te lossen. Als dat niet mogelijk is, worden geschillen behandeld door de bevoegde rechtbanken zoals bepaald onder de toepasselijke EU-regels inzake rechtsmacht, waarbij dwingende consumentenbescherming onaangetast blijft.

Laatst bijgewerkt: 20 Feb 2026